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O que é um Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades?
O Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades é um documento essencial para o sistema de gestão da qualidade nas organizações brasileiras. Ele serve como ferramenta oficial para registrar, analisar e acompanhar eventos que desviam dos procedimentos padrões estabelecidos ou que representam riscos operacionais.
Este formulário permite documentar detalhadamente a ocorrência, incluindo data, local, pessoas envolvidas, causas raiz, impactos gerados e ações corretivas necessárias. É fundamental para atender aos requisitos da ISO 9001:2015 e outras normas regulatórias brasileiras, além de auxiliar na prevenção de recorrências e melhoria contínua dos processos.
Quando você deve usar um Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades?
O Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades deve ser utilizado sempre que ocorrer qualquer desvio dos procedimentos operacionais padrão ou quando houver situações que comprometam a qualidade e segurança dos processos. Exemplos incluem acidentes de trabalho, falhas em equipamentos críticos, descumprimento de procedimentos internos ou reclamações significativas de clientes.
O formulário também deve ser preenchido quando forem identificadas não conformidades durante auditorias internas ou externas, inspeções de qualidade ou avaliações de conformidade regulatória. É fundamental seu uso imediato após a identificação do incidente, garantindo o registro preciso das informações e a rápida implementação de ações corretivas.
Quais são os diferentes tipos de Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades?
- Formulário de Registro de Incidentes de Segurança do Trabalho - focado em acidentes e quase-acidentes ocupacionais
- Formulário de Não Conformidades da Qualidade - específico para desvios dos padrões ISO 9001
- Formulário de Incidentes Ambientais - destinado ao registro de ocorrências que afetam o meio ambiente
- Formulário de Não Conformidades de Produto - para registro de defeitos e falhas em produtos
- Formulário de Registro de Desvios Regulatórios - voltado para não conformidades com normas e legislações
Quem deve tipicamente usar um Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades?
- Gestores da Qualidade: responsáveis por administrar o sistema de gestão e garantir o tratamento adequado das não conformidades
- Supervisores Operacionais: encarregados de registrar incidentes e implementar ações corretivas em suas áreas
- Técnicos de Segurança: responsáveis por documentar e investigar incidentes relacionados à segurança do trabalho
- Auditores Internos: utilizam o formulário para registrar não conformidades identificadas durante auditorias
- Colaboradores: podem iniciar o preenchimento ao identificar incidentes ou não conformidades em suas atividades
Como escrever um Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades?
- Dados do Incidente: colete data, hora, local e descrição detalhada da ocorrência
- Pessoas Envolvidas: identifique testemunhas, responsáveis e afetados pelo incidente
- Análise de Causa: determine a causa raiz utilizando metodologias como 5 Por Quês ou Ishikawa
- Ações Corretivas: defina medidas necessárias, prazos e responsáveis pela execução
- ٴdzܳԳٲçã: anexe evidências, fotos e documentos relacionados
- ھçã: nossa plataforma automatiza o processo de elaboração do formulário, garantindo conformidade com requisitos legais e normativos
O que deve ser incluído em um Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades?
- Գپھçã: número único do registro, data, hora e local do incidente
- ھçã: tipo e gravidade do incidente ou não conformidade
- Descrição Detalhada: relato completo da ocorrência e impactos imediatos
- Análise de Causas: metodologia utilizada e conclusões da investigação
- Plano de Ação: medidas corretivas, preventivas e prazos estabelecidos
- Responsabilidades: assinaturas dos envolvidos e aprovadores
- Acompanhamento: verificação da eficácia das ações implementadas
- ٲçã: nossa plataforma automatiza a inclusão de todos os elementos obrigatórios conforme a legislação brasileira
Qual é a diferença entre um Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades e um Incident and Non-Conformance Management Policy
O Incident and Non-Conformance Management Policy é frequentemente confundido com o Formulário de Gestão de Incidentes e Não Conformidades, porém existem diferenças fundamentais entre estes documentos.
- A Política estabelece diretrizes gerais e compromissos da organização quanto ao gerenciamento de incidentes, enquanto o Formulário é o instrumento prático de registro
- A Política define responsabilidades, fluxos e critérios de classificação; o Formulário documenta casos específicos
- A Política tem caráter permanente e estratégico, já o Formulário é operacional e específico para cada ocorrência
- A Política requer aprovação da alta direção, enquanto o Formulário é preenchido pelos envolvidos diretos no incidente
Ambos os documentos são complementares: a Política fornece o framework para o uso adequado do Formulário na gestão de incidentes e não conformidades.
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